Αυτόματες Ενημερώσεις
Με το Polikatikia Pro (Τι είναι το Polikatikia Pro;) δεν χρειάζεται πλέον να χάνεις χρόνο ψάχνοντας στα χαρτιά για να δεις ποιος χρωστάει για να τον ενημερώσεις ξεχωριστά με email ή sms ή να ψάχνεις να θυμηθείς πότε λήγει ο κάθε λογαριασμός. Με τις αυτόματες υπενθυμίσεις το Polikatikia.gr Pro υπενθυμίζει μόνο του στους "ξεχασιάρηδες" να τακτοποιούν εγκαίρως τις οφειλές τους και εσύ ειδοποιείσαι όταν πλησιάζει η ημερομηνία λήξης κάποιου λογαριασμού, όταν χαμηλώνει η στάθμη πετρελαίου της δεξαμενής ή ακόμα και γενικές περιοδικές ενημερώσεις για το ποιοι οφείλουν ακόμα κλπ . Mπορείς τώρα, ενεργοποιώντας το Polikatikia Pro, να λαμβάνεις, εσύ και οι κάτοικοι της πολυκατοικίας σου, αυτόματες ενημερώσεις οι οποίες αποστέλλονται αυτόματα είτε μέσω email, είτε μέσω sms σε εσένα και τους κατοίκους.
Ρύθμιση αυτόματων ενημερώσεων
Μπορείς να ενεργοποιήσεις και να ρυθμίσεις τις αυτόματες ενημερώσεις για :
α) την στάθμη του πετρελαίου
β) τις οφειλές των κατοίκων
γ) τις εκδόσεις των κοινοχρήστων
δ) τους οφειλέτες
ε) τη λήξη των λογαριασμών
Επιλέγοντας το κουμπί "Περισσότερα" επιλέγεις από το μενού του Polikatikia Pro "Αυτόματες Ενημερώσεις" και εισέρχεσαι στο μενού με όλες τις κατηγορίες στις οποίες μπορείς να ρυθμίσεις τις αυτόματες ενημερώσεις. Αφού αρχικά ρυθμίσεις με ποιον τρόπο θέλεις να αποστέλλονται οι ενημερώσεις, συνεχίζεις με την ρύθμιση των ενημερώσεων.
Στάθμη Πετρελαίου
Ενεργοποιώντας την ενημέρωση της στάθμης πετρελαίου θα λαμβάνεις ενημέρωση όταν η δεξαμενή φτάσει σε συγκεκριμένη στάθμη την οποία έχεις ορίσει. Ορίζοντας τα λίτρα της στάθμης της δεξαμενής και πατώντας "Αποθήκευση" θα λάμβάνεις ειδοποίηση μόλις η στάθμη της δεξαμενής της πολυκατοικίας σου φτάσει στα λίτρα που έχεις ορίσει.
Ενημερώσεις κατοίκων για οφειλές τους
Οι αυτόματες ενημερώσεις οφειλών έχουν στόχο την υπενθύμιση των κατοίκων για την εξόφληση των κοινοχρήστων.
Αρχικά ρυθμίζεις οι υπενθυμίσεις να αποστέλλονται αυτόματα επιλέγοντας τις οφειλές των κατοίκων είτε βάση του ποσού που οφείλουν είτε βάση τον αριθμό των μηνών που έχουν οφειλές προς την διαχείριση.
Συμβουλή του Polikatikia.gr: Προτείνουμε να επιλέγεις οι υπενθυμίσεις να αποστέλλονται βάση τον αριθμό των μηνών που οφείλουν και όχι βάση του ποσού, καθώς είναι διαφορετικό κάποιος που χρωστάει σε έναν μήνα 300 ευρώ, διότι μπορεί να υπήρχε μία μεγάλη δαπάνη στον συγκεκριμένο μήνα και διαφορετικό κάποιος που χρωστάει 300 ευρώ και δεν έχει αποπληρώσει κοινόχρηστα τους τελευταίους 5 μήνες. Ως εκ τούτου η υπενθύμιση έχει νόημα στον κάτοικο που οφείλει περισσότερους μήνες παρά σε εκείνον που δεν έχει εξοφλήσει τον τελευταίο μήνα.
Στη συνέχεια επιλέγεις πόσες μέρες μετά την τελευταία έκδοση θέλεις να αποστέλλονται οι ειδοποιήσεις για τις οφειλές των κοινοχρήστων. Μπορείς να στείλεις δύο ειδοποιήσεις ανά διαμέρισμα όρίζοντας την πρώτη και την δεύτερη απόστολή. Σε περίπτωση που θέλεις να αποστέλλεται μόνο μία ενημέρωση μπορείς να συμπληρώσεις μόνο το πρώτο πεδίο αποστολής.
Συμβουλή του Polikatikia.gr: Προτείνουμε η πρώτη υπενθύμιση να γίνεται 10 μέρες μετά την έκδοση και η δεύτερη ειδοποίηση 20 μετά την έκδοση, λίγο πριν πραγματοποιηθεί η επόμενη έκδοση κοινοχρήστων.
Στη συνέχεια μπορείς να ρυθμίσεις το είδος της ενημέρωσης που θα αποστέλλεται στους κατοίκους ανάλογα το ποσό/μήνες που θα ορίσεις σε κάθε είδους υπενθύμιση καθώς και το κείμενο που θα αποστέλλεται σε κάθε είδος ενημέρωσης
Υπάρχουν τρία είδη ενημερώσεων:
- Ευγενική ενημέρωση
- Έντονη ενημέρωση
- Επείγουσα ενημερωση
Για παράδειγμα, μπορείς να αποστείλεις μία ευγενική ενημέρωση σε όσα διαμερίσματα έχουν οφειλές από 20 έως 100 ευρώ (ο κάθε διαχειριστής ορίζει το ποσό που επιθυμεί) σε περίπτωση που έχεις ρυθμίσει βάση του ποσού των οφειλών, είτε σε όσουν έχουν οφειλές τους τελευταίους 2 έως 3 μήνες αν έχεις ρυθμίσει τις αυτοματοματοποιημένες ενημερώσεις βάση του μήνα των οφειλών.
Επιλέγεις λοιπόν και ρυθμίζεις εσύ το είδος της ενημέρωσης καθώς και τα κριτήρια αυτής (ποσό / μήνες) για να αποστέλλεται στα διαμερίσματα.
Έχεις επίσης την δυνατότητα να εξαιρέσεις διαμερίσματα στα οποία δεν επιθυμείς να αποστέλλεται αυτόματη ενημέρωση, επιλέγοντας στο κάτω μέρος της οθόνης "Εξαίρεση Διαμερισμάτων" και στη συνέχεια επιλέγοντας τα διαμερίσματα από την λίστα των διαμερισμάτων.
Ενημερώσεις Έκδοσης Κοινοχρήστων
Με την ενεργοποιήση της έκδοσης κοινοχρήστων οι κάτοικοι θα ενημερώνονται για την έκδοση των κοινοχρήστων και θα τους αποστέλλεται αυτόματα το ειδοποιητήριο καθώς και ο συγκεντρωτικός της πολυκατοικίας είτε μέσω email είτε μέσω sms.
Αρχικά επιλέγεις πόσες ημέρες μετά την έκδοση θέλεις να αποστέλλεται το ειδοποιητήριο στους κατοίκους.Μπορείς να επιλέξεις να αποστέλλεται είτε την ίδια ημέρα που θα γίνει η έκδοση, είτε 1 ή 5 ή 10 ημέρες μετά την έκδοση.
Στη συνέχεια μπορείς να επιλέξεις πόσες ημέρες μετά την αποστολή του ειδοποιητηρίου να λήγει η προθεσμία πληρωμής των κοινοχρήστων. Μπορείς να επιλέξεις είτε 5 ή 10 ή 15 ή 20 ημέρες μετά την αποστολή του ειδοποιητηρίου.
Τέλος, επιλέγεις πόσες ημέρες πριν την λήξη της προθεσμίας να αποστέλλεται η ενημέρωση λήξης στους κατοίκους. Μπορείς να επιλέξεις είτε να αποστέλλεται ενημέρωση την ημέρα της λήξης ή 3 ημέρες πριν την λήξη ή 5 ημέρες πριν την λήξη.
Αφού ορίσεις όλες τις παραμέτρους πατάς "Αποθήκευση".
Ενημέρωση για οφειλέτες
Ενεργοποιώντας την ενημέρωση για οφειλέτες δεν θα χρειάζεται πια να ψάχνεις τους οφειλέτες που έχουν οφειλές πάνω από δύο μήνες, διότι θα σου αποστέλλεται αυτόματη ενημέρωση κάθε 23 του μήνα για όλους τους κατοίκους που έχουν οφειλές πάνω από δύο μήνες. Έτσι θα είσαι πάντα ενημερωμένος για τους οφειλέτες.
Ενημέρωση λήξης λογαριασμών
Ενεργοποιώντας την αυτόματη ενημέρωση λήξης λογαριασμών θα λαμβάνεις προκαταβολικά ενημέρωση για την λήξη των λογαριασμών στις δαπάνες που έχεις δημιουργήσει στην έκδοση. Μπορείς να ρυθμίσεις να λαμβάνεις ενημέρωση είτε 1 ή 3 ή 5 ημέρες πριν την λήξη των λογαριασμών. Έτσι δεν χρειάζεται να θυμάσαι πότε λήγει ο κάθε λογαριασμός και ούτε θα ξεχάσεις ποτέ να πληρώσεις εγκαίρως τους λογαριασμούς της πολυκατοικίας.